第一次申請獲批後，我們集中火力推進項目，最後要核數和編寫報告時，才匆忙處理一整年的單據，結果更費時失事，也有部分發票遺失了，導致無法獲取全數撥款。此外，我們還曾因買機票忽略了採購程序所需的第二報價，結果該次行程的機票開支，即使提供了發票也不能獲取資助。

很多像我們這種規模較小的公司，人手並不充裕，或會忽略處理報價或單據的重要性。不要以為項目成功獲批就完事，如因沒有及時整理單據、或沒有弄清採購程序，不但會比預期遲收撥款，也可能耽誤下一個項目的開展，不能掉以輕心。

我們安排了經費多次到馬來西亞舉辦宣傳活動，但實際出行次數卻比申請時的預算少。作為初創企業，我們盡量可省則省，所以很自然地把多個宣傳活動擠進同一次行程，省錢之餘亦更有效率。沒料到因為與申請時填報的預期項目交付有所不符，會被認為我們未能完全按計劃執行，不但令可獲報銷的出差旅費打了折扣，還因為項目支出總額減少了，導致其他部分的預算也需按比例調低。

遞交申請前，最好先評估一下哪些項目措施有機會無法100%按照計劃執行。安排預算時就不要為這些開支預留過多緩衝，以免最後與計劃落差太大，牽一髮動全身，影響終期撥款的發放金額。

2020年，新冠肺炎疫情令我們未能按計劃到東南亞舉辦簡介會和參加推廣活動。我們向生產力局反映情況，並嘗試就未能執行的項目內容提出修改。經過商討，生產力局最終接納部分修改。雖然修改後的項目只能獲取較少資助，但餘額仍可留給我們下一次申請。

我們一直有意為馬來西亞市場開設相關職位。透過申請「BUD專項基金」，我們可以從增聘員工獲得資助，但先決條件是員工開支必須在提交申請後開始。因此我們先準備申請事宜，正式提交申請後才開始招聘。最終我們成功獲得相關資助。